Vorausgefüllte Werte projektweit im Webclient anwenden

Die Funktion Vorausgefüllte Werte von Sparkify ermöglicht es Ihnen, Standardwerte für Dokumentationsfelder einmal festzulegen und sie überall dort automatisch einsetzen zu lassen, wo sie zutreffen. Anwenden ist die Aktion, die Sie auf der Projekt-Ebene des Webclients erreichen, wenn der Wert, den Sie als Projektstandard setzen möchten, bereits als Wert auf einem oder mehreren Feldern innerhalb einer beliebigen ausgewählten Dokumentationsvorlage in den Vorausgefüllten Werten existiert. Sie wählen die Felder, Sie wählen den Wert, und eine einzige Bestätigung schreibt diesen Wert über jede bestehende Dokumentation im Projekt um.

Was die Projekt-Ebene besonders macht, ist, was beim Bestätigen passiert. Der neue Wert schreibt das Feld über jede bestehende Dokumentation im Projekt um, die mit derselben Vorlage erstellt wurde — und wird zum Standard für jede neue Dokumentation, die künftig mit dieser Vorlage erstellt wird. Die Wirkung ist beidseitig: rückwärts über das, was bereits da ist, vorwärts über das, was noch kommen wird.

Wer kann es nutzen

Projektweites Anwenden im Webclient steht Inhabern und Managern zur Verfügung. Benutzer können das Dropdown auf der Projekt-Ebene öffnen (da sie Bearbeiten ausführen dürfen), aber die Option Vorausgefüllte Werte anwenden ist für sie nicht verfügbar. Die Einschränkung bei Anwenden passt zur Tragweite: eine einzelne Bestätigung schreibt Feldwerte über jede bestehende Dokumentation im Projekt um — deshalb bleibt Anwenden auf Inhaber- / Manager-Ebene. Wenn Sie einen projektweit vorausgefüllten Wert anwenden müssen und kein Inhaber oder Manager sind, bitten Sie einen, die Aktion durchzuführen.

Wo Anwenden erscheint

Anwenden gibt es nur auf der Projekt-Ebene im Webclient. Beide Einstiegspunkte zu den Vorbefüllungen auf der Projekt-Ebene — das Blitz-Symbol in der oberen Leiste und die Schaltfläche Vorausgefüllte Werte auf der Projekt-Infokarte — öffnen dasselbe Dropdown mit zwei Optionen: Vorausgefüllte Werte anwenden und Vorausgefüllte Werte bearbeiten. Die Workspace-Ebene bietet Anwenden überhaupt nicht — es gibt kein Workspace-Ebene-Äquivalent zum projektweiten Umschreiben. Workspace-Ebene-Bearbeiten setzt nur den workspace-weiten Standard für neue Dokumentationen ab sofort.

Für die Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu den Einstiegspunkten und die zugehörigen Screenshots siehe den übergeordneten Artikel: Vorausgefüllte Werte.

Was Anwenden bewirkt

Anwenden lässt Sie ein oder mehrere Felder auswählen und anschließend einen bestehenden Wert wählen, der als projektweite Vorbefüllung für diese Felder gesetzt wird. Nutzen Sie es, wenn der gewünschte Wert bereits als Wert auf einem oder mehreren Feldern innerhalb einer beliebigen ausgewählten Dokumentationsvorlage in den Vorausgefüllten Werten existiert und Sie ihn als neuen Projektstandard übernehmen möchten. Sie tippen nichts Neues; Sie wählen aus bestehenden Werten aus. Sobald Sie gewählt haben, mündet der Ablauf im Anwenden-Bestätigungsschritt (unten beschrieben).

Der Anwenden-Bestätigungsschritt

Bevor irgendeine Änderung übernommen wird, zeigt der Ablauf einen Bestätigungsschritt mit einer Vorschau des Geltungsbereichs. Die Vorschau legt genau dar, was die Bestätigung bewirken wird:

• Wie viele Felder angewendet werden.
• Wie viele bestehende Dokumentationen umgeschrieben werden — jede Dokumentation, die bereits im Projekt liegt und mit derselben Dokumentationsvorlage erstellt wurde, übernimmt für diese Felder nun den neuen Wert.

Anschließend bestätigen oder verwerfen Sie. Es wird nichts geschrieben, bevor Sie bestätigen — es gibt kein stillschweigendes Überschreiben.

Anwenden oder Bearbeiten?

Anwenden und Bearbeiten sind nun zwei getrennte Abläufe mit unterschiedlichen Auswirkungen:

• Bearbeiten speichert einen neuen Wert als projektweite Vorbefüllung. Nach der Bestätigung erhalten Sie eine "Vorausgefüllter Wert aktualisiert"-Bestätigung — und das war's. Neue Dokumentationen, die ab sofort aus der Vorlage erstellt werden, starten mit dem neuen Wert, aber bestehende Dokumentationen im Projekt werden nicht angetastet.
• Anwenden ist das, was den Wert über jede bestehende Dokumentation im Projekt umschreibt, die die gewählte Vorlage nutzt. Ein Inhaber oder Manager öffnet den Anwenden-Ablauf, wählt die Dokumentationsvorlage, wählt die Felder und die Werte und bestätigt — in diesem Moment erfolgt das projektweite Umschreiben.

Bearbeiten geht nicht mehr automatisch in Anwenden über. Den vorausgefüllten Wert zu bearbeiten und ihn auf bestehende Dokumentationen anzuwenden sind nun zwei unabhängige Schritte. Wenn Sie nur den Standard ab sofort ändern möchten, reicht Bearbeiten; um auch bestehende Dokumentationen umzuschreiben, führen Sie Anwenden als separaten Schritt aus.

Verwenden Sie es vorsichtig

Die projektweite Propagation macht Anwenden zu einer mächtigen Aktion: eine einzige Bestätigung schreibt dasselbe Feld über jede bestehende Dokumentation im Projekt um, die diese Vorlage nutzt, und wird zum Standard für jede neue. Es gibt keinen Rückgängig-Button. Sobald Sie bestätigen, ist die Änderung über alle betroffenen Dokumentationen geschrieben, und der einzige Weg zurück besteht darin, Anwenden erneut mit dem vorherigen Wert auszuführen — was bedeutet, dass Sie (oder jemand in Ihrem Team) sich den vorherigen Wert tatsächlich merken muss. Wenn das niemand tut, ist der ursprüngliche Zustand verloren.

Das macht den Bestätigungsschritt mit Vorschau des Geltungsbereichs zum entscheidenden Moment. Bevor irgendetwas geschrieben wird, zeigt die Vorschau, wie viele Felder gerade angewendet werden und wie viele bestehende Dokumentationen mit den neuen Werten umgeschrieben werden. Lesen Sie sorgfältig — das ist der Moment, ein falsches Feld oder einen Tippfehler abzufangen, nicht hinterher.