Vooraf ingevulde waarden projectbreed toepassen in de Webclient

Met Sparkify's Vooraf ingevulde waarden-functie stel je documentatieveld-standaarden één keer in en worden ze overal waar ze gelden automatisch ingevuld. Toepassen is de actie die je op de project-laag van de Webclient bereikt wanneer de waarde die je als projectstandaard wilt instellen al bestaat als een waarde op één of meer velden binnen een gekozen Documentatiesjabloon in de Vooraf ingevulde waarden. Je kiest de velden, je kiest de waarde, en één bevestiging herschrijft die waarde over elke bestaande Documentatie in het project.

Wat de project-laag anders maakt is wat er gebeurt wanneer je bevestigt. De nieuwe waarde herschrijft het veld over elke bestaande Documentatie in het project die met die sjabloon is aangemaakt — en wordt de standaard voor elke nieuwe Documentatie die voortaan met die sjabloon wordt aangemaakt. Het effect werkt in twee richtingen: achterwaarts over wat er al is, voorwaarts over wat er nog moet komen.

Wie het kan gebruiken

Projectbrede Toepassen in de Webclient is beschikbaar voor Eigenaren en Managers. Gebruikers kunnen het dropdownmenu op de project-laag openen (omdat ze Bewerken mogen uitvoeren), maar de optie Vooraf ingevulde waarden toepassen is voor hen niet beschikbaar. De beperking bij Toepassen past bij de reikwijdte: één bevestiging herschrijft veldwaarden over elke bestaande Documentatie in het project, dus Toepassen blijft op Eigenaar / Manager-niveau. Heb je een projectbrede vooraf ingevulde waarde nodig die toegepast moet worden en ben je geen Eigenaar of Manager, vraag dan iemand om het uit te voeren.

Waar Toepassen verschijnt

Toepassen is specifiek voor de project-laag van de Webclient. Beide toegangspunten tot project-laag-prefills — het bliksempictogram in de bovenste balk en de knop Vooraf ingevulde waarden op de project-infokaart — openen hetzelfde dropdownmenu met twee opties: Vooraf ingevulde waarden toepassen en Vooraf ingevulde waarden bewerken. De Workspace-laag toont Toepassen helemaal niet — er is geen Workspace-laag-equivalent van het projectbrede herschrijven. Workspace-laag Bewerken stelt alleen de workspace-brede standaard in voor nieuwe Documentaties die voortaan worden aangemaakt.

Voor de toegangspunt-walkthroughs en screenshots, zie het bovenliggende artikel: Vooraf ingevulde waarden.

Wat Toepassen doet

Met Toepassen kun je één of meer velden kiezen en vervolgens een bestaande waarde kiezen om als project-niveau-prefill voor die velden in te stellen. Gebruik het wanneer de waarde die je wilt al bestaat als een waarde op één of meer velden binnen een gekozen Documentatiesjabloon in de Vooraf ingevulde waarden, en je hem als de nieuwe projectstandaard wilt overnemen. Je typt niets nieuws; je kiest uit bestaande waarden. Zodra je hebt gekozen, eindigt de flow bij de Toepassen-bevestigingsstap (hieronder beschreven).

De Toepassen-bevestigingsstap

Voor enige wijziging wordt doorgevoerd, toont de flow een bevestigingsstap met een scope-preview. De preview vertelt je precies wat de bevestiging zal doen:

• Hoeveel velden zullen worden toegepast.
• Hoeveel bestaande Documentaties zullen worden herschreven — elke Documentatie die al in het project staat en met dezelfde Documentatiesjabloon is aangemaakt, neemt nu de nieuwe waarde voor die velden over.

Vervolgens bevestig je of annuleer je. Er wordt niets weggeschreven totdat je bevestigt — er is geen stille overschrijving.

Toepassen of Bewerken?

Toepassen en Bewerken zijn nu twee gescheiden flows met verschillende effecten:

• Bewerken slaat een nieuwe waarde op als project-niveau-prefill. Nadat je hebt bevestigd, krijg je een "Vooraf ingevulde waarde bijgewerkt"-bevestiging — en dat is het. Nieuwe Documentaties die voortaan vanuit de sjabloon worden aangemaakt, starten met de nieuwe waarde, maar bestaande Documentaties in het project worden niet aangeraakt.
• Toepassen is wat de waarde herschrijft over elke bestaande Documentatie in het project die de gekozen sjabloon gebruikt. Een Eigenaar of Manager opent de Toepassen-flow, kiest de Documentatiesjabloon, kiest de velden en de waarden en bevestigt — op dat moment vindt het projectbrede herschrijven plaats.

Bewerken gaat niet langer automatisch over in Toepassen. De vooraf ingevulde waarde bewerken en hem toepassen op bestaande Documentaties zijn nu twee onafhankelijke stappen. Als je alleen de standaard voor de toekomst hoeft te wijzigen, is Bewerken genoeg; om ook bestaande Documentaties te herschrijven, voer je Toepassen als een aparte stap uit.

Gebruik het met zorg

Projectbrede propagatie maakt Toepassen krachtig: één bevestiging herschrijft hetzelfde veld over elke bestaande Documentatie in het project die die sjabloon gebruikt, en wordt de standaard voor elke nieuwe. Er is geen ongedaan-maken-knop. Zodra je bevestigt, is de wijziging over elke geraakte Documentatie geschreven, en de enige manier om hem terug te draaien is door Toepassen opnieuw uit te voeren met de vorige waarde — wat betekent dat jij (of iemand in je team) je moet herinneren wat de vorige waarde was. Doet niemand dat, dan is de eerdere staat verloren.

Dat maakt de bevestigingsstap met scope-preview het ene moment dat ertoe doet. Voordat er iets wordt weggeschreven, toont de preview je hoeveel velden op het punt staan te worden toegepast en hoeveel bestaande Documentaties zullen worden herschreven met de nieuwe waarden. Lees het zorgvuldig — dat is het moment om een verkeerd veld of een typefout te vangen, niet daarna.